Много фирми изпращат документ към клиента още преди реалното плащане. Това се случва, когато трябва да се потвърди поръчка, да се поиска аванс или да се уточни каква сума предстои да бъде платена. Точно тогава най-често се използва проформа фактура.
В практиката доста хора я бъркат с обикновена фактура, особено когато изглежда почти по същия начин. Разликата обаче е важна, защото проформата няма същата счетоводна и данъчна стойност.
Самата проформа фактура се използва от малки фирми, онлайн магазини, агенции, фрийлансъри и компании, които работят с предварителни плащания или международни клиенти. Тя помага страните да уточнят условията по сделката още преди издаването на окончателния документ.
Какво представлява проформа фактура?
Проформа фактура е предварителен документ, който описва каква услуга или стока предстои да бъде платена. В него присъстват продуктите, цените, количествата и условията по плащането.
Въпреки че изглежда почти като стандартна фактура, това не е окончателен счетоводен документ. Самата фактура проформа служи основно за информация и уточняване на плащането между двете страни.
Тя се използва, когато клиентът иска първо да види сумата, преди да преведе парите. Това е много разпространено при работа с авансови плащания, услуги по договор или международни поръчки.
Какви са приложенията на проформа фактурата?
Проформа документите се използват в различни ситуации, особено когато плащането предстои, но още няма основание за окончателна фактура.
За предварително плащане
Много фирми изпращат проформа фактура за авансово плащане, преди да започнат работа по проекта или преди да изпратят стоката. Така клиентът вижда точната сума и условията за плащане. След като сумата бъде преведена, вече се издава реалната фактура.
За оферта към клиент
Понякога клиентът иска документ с конкретна цена, преди да вземе решение. В тези случаи проформата се използва като по-официален вариант на оферта.
За международни сделки
При работа с чуждестранни клиенти проформа фактурата служи за предварително уточняване на стойности, транспорт и условия по доставката.
Проформа фактура данъчен документ ли е?
Не. Проформа фактурата няма статут на данъчен документ и не замества реалната фактура.
Тя не се подава към НАП и сама по себе си не създава счетоводно събитие.
Може ли по проформа да се ползва данъчен кредит?
Не може. Дори когато в документа има посочен ДДС, това не дава право на данъчен кредит.
Осчетоводява ли се проформа фактура?
Не, не се осчетоводява като стандартна фактура, защото няма характер на окончателен счетоводен документ.
Каква е разликата между фактура и проформа фактура?
Много хора искат да знаят самата разлика между проформа и фактура, защото двата документа изглеждат сходно, но имат различна функция.
Вид на документ
Фактурата е официален документ, докато проформата има информативен характер.
Счетоводна стойност
Стандартната фактура участва в счетоводството и отчетността. При проформата това не важи.
Основание за плащане
И двата документа могат да се използват, за да се поиска плащане от клиента.
Номерация
Много фирми използват отделна номерация за проформа фактура.
Правна тежест
Проформата няма тежестта на данъчна фактура.
Кога се издава проформа фактура?
Най-често проформа се издава преди реалното плащане или преди активиране на услуга.
Преди авансово плащане
Това е един от най-редовните случаи при проформа фактура за авансово плащане.
Преди активиране на услуга
Някои фирми изчакват плащането, преди да започнат работа или да активират абонамент.
Когато клиентът иска предварителен документ
Понякога самият клиент иска документ с точна сума, преди да направи превода.
Може ли проформа фактура да има ДДС?
Да, проформата може да показва очаквана сума с ДДС, ако доставчикът е регистриран по ЗДДС и реалната фактура ще бъде с начислен ДДС. Но самото показване на ДДС в проформата не я прави данъчна фактура и не дава право на данъчен кредит.
Включи пример:
Чести грешки при проформа фактури
При работа с проформа фактури често се допускат няколко основни грешки.
Проформата се третира като реална фактура
Някои фирми погрешно приемат, че проформа документът е достатъчен и не издават окончателна фактура.
H3: Не се издава реална фактура след плащане
След получено плащане вече трябва да се издаде официален документ. Това се пропуска при работа на ръка или с Word шаблони.
Как Inverso.bg улеснява издаването на проформа фактури?
Когато документите започнат да стават повече, работата на ръка започва да бави целия процес. Особено при аванси, месечни услуги и работа с различни клиенти.
Inverso.bg помага създаването на проформа фактура да става по-бързо и по-подредено. Данните на клиентите остават запазени, документите се намират по-лесно, а рискът от ръчни грешки намалява.
Това е ефективно за фирми, които искат по-професионален вид на документите, по-лесно изпращане към клиента и по-добър контрол върху плащанията. Освен това отпада нуждата от работа с различни Word и Excel файлове, които лесно се объркват или губят.
Inverso.bg е подходящ за бизнеси, които искат да управляват процеса по фактуриране по-лесно — от създаване на предварителен документ до изпращане на фактура към клиента и проследяване на плащането. Това е особено полезно при работа с авансови плащания, месечни услуги, B2B клиенти и международни поръчки.
Акцентирай върху:
по-бързо създаване на документи;
по-малък риск от ръчни грешки;
по-професионален вид;
лесно изпращане към клиента;
по-добър контрол върху плащанията;
по-малко работа с Word/Excel шаблони.
Често задавани въпроси за проформа фактура
Може ли проформа фактура да бъде анулирана?
Да. Тъй като не е окончателен счетоводен документ, проформата може да бъде променена или анулирана при нужда.
Каква е разликата между проформа фактура и оферта?
Офертата е по-свободен документ, докато проформа фактурата съдържа по-конкретни данни за плащане и изглежда по-близо до реална фактура.
Може ли проформа фактура да се използва за данъчен кредит?
Не. Данъчен кредит може да се ползва само по официална фактура, а не по проформа документ.
