Знаете ли, че забавените плащания са сред най-честите проблеми, с които се сблъскват малките и средни бизнеси? Нашите финансови съвети днес са насочени точно към това предизвикателство.
Проучванията показват, че над 60% от фактурите се плащат със закъснение, което директно влияе върху вашия кеш флоу и възможности за растеж. Всъщност, много компании изпитват сериозни затруднения именно поради неефективно управление на входящите плащания.
За щастие, съществуват доказани методи за ускоряване на този процес. От оптимизиране на фактурирането чрез електронни фактури до въвеждане на онлайн плащания с един клик – тези стратегии могат да трансформират финансовото здраве на вашия бизнес. Освен това, платформи като Inverso предлагат интегрирани решения, които значително съкращават времето между издаване на фактура и получаване на плащане.
В тази статия ще разгледаме практически подходи, които водят до по-бързи плащания и подобрена ликвидност. Независимо дали управлявате малък бизнес или средно предприятие, тези методи са приложими и доказано ефективни.
Разберете защо плащанията се бавят
За да се справите ефективно със забавените плащания, трябва първо да разберете основните причини за този проблем. Забавянето на плащанията не е случаен феномен, а често срещано явление, което има своите конкретни причини и измерими последици за бизнеса.
Чести причини за забавяне на плащания
Практиката показва няколко основни причини, поради които клиентите забавят своите плащания:
- Временна липса на средства - това е основната причина за просрочия при 35% от случаите, като се наблюдава ръст от 6% спрямо предходни години 1
- Безработица и обща икономическа ситуация - около 30% от случаите на просрочени задължения се дължат на тези фактори 1
- Административни пропуски - 34% от фирмите посочват, че просрочени задължения възникват заради пропуски на служители 2
- Технически проблеми - много компании използват оправдания като "Системата ни не работи" или "Не сме получили фактура Ви" 3
- Бавни вътрешни процеси - 34% от компаниите признават, че бавните процеси в самата компания водят до забавени плащания 2
Освен това, при фирмите основният проблем е свързан с верижните забавяния - 56% от анкетираните фирми не могат да се разплатят навременно със своите доставчици именно защото техните клиенти не им плащат в срок 2.
Какво показват данните за просрочени фактури
Просрочие настъпва, когато задължението не е изплатено до датата на падежа, съдържаща се в споразумението или както е предвидено в търговския закон 4. В повечето страни за просрочени се считат задълженията, неизплатени 90 дни след падежа 4.
Данните сочат, че проблемът е сериозен и широко разпространен. В България проблемът със свръхзадлъжнялостта като причина за неплащане е двойно по-нисък (18%) в сравнение с общите нива за Източна Европа (35%) 1.
Същевременно при фирмите, работещи с граждани, се наблюдава сериозно нарастване на вземанията, които трябва да бъдат отписани – от 3% на 5% 1. Това означава, че все повече компании губят напълно възможността да съберат част от дължимите им суми.
Влияние върху паричния поток и растежа
Непредвидените забавяния на плащанията се оказват сериозна пречка за бизнеса, особено по отношение на неговата ликвидност и печалби, което в крайна сметка забавя икономическия растеж 4.
Статистиката показва, че забавените плащания влияят върху икономиката по няколко основни начина:
Първо, засяга се корпоративната печалба, като 58% от анкетираните фирми посочват намалените печалби като основен проблем 2. За 51% от компаниите основен проблем е липсата на ликвидност, а 49% страдат от по-високи разходи за лихви 2.
Второ, влияе се върху големината на корпоративния сектор, тъй като ликвидно застрашените компании, особено малките и средните, могат да фалират 4. Показателно е, че за 22% от фирмите в страната забавените плащания представляват директна заплаха за съществуването им 2.
Трето, икономическият растеж се влияе негативно чрез намаляване на инвестициите. Изследванията показват, че увеличение на забавените плащания с едно стандартно отклонение намалява темпа на растеж с между 1,5 и 3,4 процентни пункта 4.
Забавените плащания увеличават нуждите от оборотен капитал и застрашават достъпа на дружеството до финансиране, когато кредиторът трябва да получи външно финансиране поради просрочено плащане 5. Това намалява конкурентоспособността и води до съкращения на персонала.
Като цяло, разбирането на причините за забавените плащания е първата стъпка към изграждането на ефективни финансови стратегии за борба с този проблем. Осъзнаването на мащаба на въздействието върху паричния поток е решаващо за предприемането на правилните действия.
Оптимизирайте процеса на фактуриране
Оптимизирането на процеса на фактуриране е от ключово значение за ускоряване на входящите плащания. Ефективното фактуриране не само подобрява паричния поток, но и създава професионално впечатление пред клиентите. След като вече разбрахме защо плащанията се забавят, нека видим конкретни стъпки за подобряване на този процес.
Издавайте фактури веднага след завършване на услугата
Своевременното фактуриране е основен финансов съвет, който често се пренебрегва. Изпращането на фактури незабавно след предоставяне на услугата или доставка на стоките гарантира, че клиентите плащат навреме 6. Когато издавате фактура веднага след завършване на работата, все още помните всички детайли на поръчката, което позволява създаване на точно описание 7.
Отлагането на фактурирането има няколко негативни последици:
- Клиентът може да приеме, че не очаквате бързо плащане
- Риск от натрупване на документи, което прави целия процес по-труден
- Загуба на детайли по проекта с течение на времето
Според Закона за ДДС, фактурата трябва да бъде издадена не по-късно от 5 дни от датата на възникване на данъчното събитие 8. Спазването на този срок не е само законово изискване, а и добра бизнес практика.
Използвайте автоматични напомняния
Автоматизацията на процеса по напомняне за плащане спестява много време и ресурси. Можете да настроите серия от учтиви, професионални напомняния, които да се изпращат автоматично преди датата на падежа на фактурата, на датата на падежа и на определени интервали след просрочието ѝ 9. Тази последователна и навременна комуникация е изключително ефективна за насърчаване на бързото плащане.
Софтуерът за автоматизация позволява:
- Автоматично изпращане на напомняния за просрочени фактури 6
- Настройване на график за издаване на фактури 10
- Проследяване на статусите на плащанията в реално време 7
- Автоматично уведомяване на клиентите за предстоящи плащания 10
Напомнянето на вашия клиент преди начисляване на такса за закъснение ще ви помогне да останете в добри отношения и да си сътрудничите по бъдещи проекти 11. Освен това, според проучванията, учтивото изразяване на благодарност в края на напомнянето може да отвори много врати и да помогне за развитието на бизнеса 3.
Включете ясен срок и метод на плащане
Ясните условия за плащане елиминират всякакви догадки и значително намаляват вероятността от спорове или забавяния 9. Вместо да използвате неясни термини като "дължима при получаване", посочете конкретен срок като "Нето 30" (дължима 30 дни от датата на фактурата) или "Дължима на [конкретна дата]" 9.
В допълнение, предоставянето на разнообразни опции за плащане е мощен начин за ускоряване на процеса. Добре е да посочите предпочитаните от вас начини, като:
- Банков превод с ясни данни за сметката
- Онлайн плащания чрез портал или "Плати сега" бутони
- Кредитна карта
- Други електронни методи
Установяването на ясни политики за плащане трябва да стане преди сключването на сделка с клиента 10. Това не само предотвратява бъдещи проблеми, но е от полза и за вашите клиенти, които ще оценят яснотата относно времето и начина на плащане 10.
Дигитализирането на целия процес на фактуриране носи множество предимства, като повишена ефективност чрез автоматизация, икономия на време и ресурси, намаление на човешките грешки и по-бързи плащания 1. Електронните фактури улесняват комуникацията между вас и вашите клиенти, позволявайки незабавно изпращане и бързи корекции при нужда 10.
Не на последно място, не забравяйте да следите спазването на всички условия за фактуриране, тъй като последователността и организираността са ключови за успешното получаване на плащанията навреме.
Предложете стимули за ранно плащане
Стимулите за ранно плащане са мощен инструмент, който може драстично да подобри вашия паричен поток. Проучванията показват, че клиентите реагират положително на финансови стимули, когато става въпрос за плащане на задълженията им.
Отстъпки за плащане в рамките на 7 дни
Предлагането на парични отстъпки за бързо плащане е един от най-ефективните методи за подобряване на кеш флоу. Стандартната практика включва предлагане на 2% отстъпка при плащане в рамките на 10 дни (известно като 2/10 Нето 30) 6. Някои търговци дори предлагат 1% намаление при по-бързо заплащане, ако клиентът плати преди крайния 10-дневен срок 12.
Този подход работи по два начина:
- Създава финансов стимул за клиента да плати по-бързо
- Подобрява вашата ликвидност, позволявайки ви да се възползвате от собствените си отстъпки за ранно плащане към доставчици
Освен това, навременното обработване на фактури ви позволява да се възползвате от подобни отстъпки, предлагани от вашите партньори, и да избегнете лихви при просрочване 13. Този двупосочен подход може да окаже значително влияние върху общото финансово състояние на компанията ви.
Ретро отстъпки при следваща поръчка
За разлика от директните отстъпки, ретроспективните отстъпки при бъдещи поръчки изграждат дългосрочни взаимоотношения с клиентите. При този метод клиентът получава намаление за следваща поръчка, ако е платил текущата си фактура в срок или предсрочно.
Подобен подход насърчава не само своевременно плащане, но също така:
- Стимулира повторни покупки
- Укрепва бизнес отношенията
- Създава предвидимост в продажбите
Този тип стимули работят особено добре при бизнеси с повтарящи се клиенти, които съставляват значителна част от приходите. Много компании инвестират сериозни средства в подобни програми точно поради високата им ефективност 12.
Награди за лоялни клиенти
Големият процент от бизнес приходите идва от повторни клиенти, затова много фирми инвестират значителни суми в своите програми за лоялност, които често включват и парични намаления 12. Свързването на програмите за лоялност с платежната дисциплина създава двойна полза – задържате клиентите и подобрявате паричния си поток.
При изчисляването на отстъпките за оферти за ранно плащане, сумата обикновено се калкулира като процент от фактурираната сума. Например, ако датата на плащане е планирана за 15 дни след датата на фактурата, а стандартният срок е 45 дни, това ранно плащане може да отговаря на условията за 2% отстъпка 14.
Въпреки ползите, важно е да се отбележи, че подобни отстъпки трябва да бъдат внимателно калкулирани, за да не засегнат значително печалбата. Добрата практика е да се направи анализ на разходите и ползите преди въвеждането на система за стимули. Допълнително, следва да гарантирате, че отстъпките са ясно комуникирани във всяка фактура, за да избегнете недоразумения и да насърчите клиентите да се възползват от тях.
Накрая, не забравяйте, че подобни стратегии не само ускоряват плащанията, но и изграждат по-силни и дългосрочни отношения с вашите клиенти, което е от ключово значение за устойчивия растеж на всеки бизнес.
Автоматизирайте събирането на плащания
В съвременния дигитален свят автоматизацията е ключът към ефективно събиране на плащания. След оптимизиране на процесите и въвеждане на стимули, следващата логична стъпка е да внедрите технологични решения, които драстично съкращават времето между фактуриране и получаване на средства.
Използване на софтуер за фактуриране и плащания
Специализираният софтуер за автоматизирано събиране на плащания е цифрово решение, което рационализира целия процес от издаването на фактурата до постъпването на сумата по вашата сметка 15. Такива системи автоматизират създаването, обработката и управлението на фактури, като помагат на фирмите да проследяват своите вземания и да ускоряват процеса на плащане 2.
Основните предимства от внедряването на подобни решения включват:
- Намалена административна работа с до 80% по-малко ръчен труд 16
- Подобрено управление на паричните потоци чрез по-бързи плащания 2
- Минимизиране на човешките грешки при обработката на плащания 16
- Безпроблемна интеграция със съществуващи ERP системи 15
Всъщност, софтуерът за автоматизиране на фактури позволява автоматично изпращане на напомняния за плащане на клиенти, когато падежът наближава или когато фактурата е просрочена 2. Това значително повишава вероятността за навременни постъпления.
Интегриране на „Плати сега" бутони
Фактурите с активирано плащане, известни още като фактури с плащане чрез кликване, представляват цифрови документи, които включват вграден бутон, позволяващ на клиента да извърши плащане директно от самата фактура 17. Този подход трансформира статичния документ в интерактивен портал за плащане.
Процесът е изключително опростен – при създаване на фактура активирате опцията за бутон „Плати сега", клиентът я получава по имейл, кликва върху бутона и бързо заплаща чрез защитена страница с кредитна или дебитна карта 18. След успешно плащане, статусът на фактурата автоматично се променя на „Платено" 5.
Най-значимото предимство на този подход е драстичното съкращаване на времето между извършената работа и полученото плащане 18. Клиентът може да плати веднага, без да търси IBAN или да чака „удобен момент" за превод.
Проследяване на плащания в реално време
Една от най-ценните характеристики на автоматизацията е възможността за проследяване на плащанията в реално време 2. Това дава на бизнеса ясен преглед на състоянието на вземанията, което позволява бързи действия по просрочените сметки 15.
Благодарение на модерните решения, можете да получавате информация за паричния поток по сметката си директно във вашата информационна система, при това с високо ниво на защита чрез криптирани данни 19. Освен това, при автоматизация на равняването между фактури и плащания, приключването на месеца става до 50% по-бързо 20.
Проследяването в реално време значително подобрява процеса на вземане на решения, тъй като разполагате с точни и актуални данни за финансовото състояние на компанията. Това е особено ценно за малките и средни предприятия, където ликвидността често е решаващ фактор.
Като цяло, автоматизацията на процеса на събиране на плащания не е лукс, а необходимост за всеки бизнес, който се стреми към оптимален паричен поток и ефективно управление на финансите.
Изградете ясна политика и партньорства
Създаването на ясни финансови политики е решаващо за стабилен паричен поток. Правилата относно плащанията трябва да са недвусмислено формулирани още преди началото на бизнес отношенията.
Подпишете договори с условия за плащане
Важно е да създадете договор с подробни условия за плащане преди стартиране на проект. Включете банкова информация, валута, цена, дата на плащане и условия при закъснение. Ако в договора не е посочен срок за плащане, според европейското законодателство, плащането става дължимо 30 календарни дни след получаване на фактурата 21. Срокове над 60 дни са допустими само при извънредни обстоятелства и трябва да бъдат изрично посочени в договора 22.
Таксувайте за закъснения при нужда
При просрочени плащания имате право на лихва и компенсация. Лихвата започва да се начислява от деня след падежа 21. Освен лихва, можете да поискате фиксирана компенсация от 40 евро за всяка забавена фактура, а при по-големи разходи – допълнителна компенсация в разумен размер 21. Това включва административни разходи, такси за събиране и адвокатски хонорари.
Използвайте факторинг при системни забавяния
Факторингът е инструмент за управление на търговски вземания, включващ финансиране, събиране и възможност за кредитно покритие при риск от неплащане 23. Чрез него получавате до 90-95% от стойността на фактурата още в деня на издаването й 23. Това подобрява ликвидността, позволява отстъпки за ранно плащане към доставчици и дава защита срещу неплащане 23.
Заключение
Управлението на плащанията представлява основен елемент за финансовото здраве на всеки бизнес. Забавените вземания могат да нарушат паричния поток и да застрашат самото съществуване на компанията, особено при малките и средни предприятия. Затова ефективните стратегии за ускоряване на плащанията са от решаващо значение.
Разбирането на причините за забавянията е първата стъпка към решаването на проблема. Временната липса на средства, административните пропуски и бавните вътрешни процеси често стоят зад просрочените плащания. След анализ на тези фактори, следващата логична стъпка включва оптимизация на процеса на фактуриране.
Незабавното издаване на фактури след извършена услуга, ясните срокове и методи на плащане, както и автоматичните напомняния значително увеличават шансовете за навременни постъпления. Допълнително, предлагането на стимули като отстъпки за ранно плащане или ретро бонуси при следващи поръчки мотивира клиентите да платят по-бързо.
Безспорно, автоматизацията на плащанията чрез специализиран софтуер и интегрирани бутони "Плати сега" трансформира целия процес. Проследяването в реално време дава възможност за бързи корекции и решения, базирани на актуална информация.
Накрая, ясните договорни условия, последователното прилагане на такси при закъснение и използването на факторинг при системни проблеми завършват цялостната стратегия за ускоряване на паричните потоци.
Всъщност, правилното прилагане на тези методи не само подобрява ликвидността, но също така изгражда по-здрави бизнес отношения. Клиентите ценят яснотата и професионализма в финансовите взаимоотношения.
Запомнете, ускоряването на плащанията изисква систематичен подход и постоянство. Експериментирайте с различните стратегии, анализирайте резултатите и адаптирайте подхода според спецификите на вашия бизнес. Последователното прилагане на тези доказани методи ще доведе до значително подобрение на паричния поток и ще създаде стабилна основа за растеж на вашия бизнес.
Препратки
[1] - https://consendo.eu/transformaciqta-na-biznesa-chrez-elektronno-fakturirane/
[2] - https://www.emagia.com/bg/blog/invoice-automation-software/
[3] - https://www.inv24.com/bg/faktura/
[4] - https://ime.bg/articles/kak-zadlyjnyalostta-na-pravitelstvoto-se-otrazyava-na-biznesa/
[5] - https://www.onfakt.bg/%D0%B8%D0%BD%D1%82%D0%B5%D0%B3%D1%80%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8/mollie
[6] - https://www.emagia.com/bg/resources/glossary/invoicing-best-practices/
[7] - https://firmbee.bg/kak-da-usvrshenstvate-protsesa-na-fakturirane
[8] - https://support.billbox.bg/%D1%87%D0%B7%D0%B2/%D0%BA%D0%BE%D0%B3%D0%B0-%D0%B8-%D0%B7%D0%B0%D1%89%D0%BE-%D1%82%D1%80%D1%8F%D0%B1%D0%B2%D0%B0-%D0%B4%D0%B0-%D0%B8%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%B2%D0%B0%D0%BC%D0%B5-%D1%84%D0%B0%D0%BA%D1%82%D1%83%D1%80%D0%B8
[9] - https://www.emagia.com/bg/blog/how-to-get-paid-faster-a-guide-to-optimizing-your-invoicing-process/
[10] - https://composity.com/bg/post/how-to-optimize-the-invoicing-process
[11] - https://www.remotify.co/bg/create-an-invoice-in-5-steps/
[12] - https://nextbasket.com/bg/kakvo-e-targovska-otstapka-opredelenie-fakturirane-i-oschetovodyavane/
[13] - https://docuware.nemetschek.bg/invoice-management
[14] - https://support.ariba.com/item/view/KB0392562_bg?HelpCenter=1
[15] - https://www.emagia.com/bg/blog/automated-payment-collection-software/
[16] - https://n-zoom.com/resheniya/gotovi-resheniya/subirane-na-vzemaniya
[17] - https://www.emagia.com/bg/resources/glossary/payments-through-apis-or-pay-enabled-invoices/
[18] - https://www.inverso.bg/blog-posts/kak-inverso-bg-ulesnyava-plashchaniyata-s-karti-po-fakturi-za-digitalni-agencii-v-blgariya
[19] - https://www.paysera.bg/v2/bg-BG/paysera-instrumenti
[20] - https://payhawk.com/bg/softuer-upravlenie-zadalzhenia-fakturi
[21] - https://europa.eu/youreurope/business/finance-funding/making-receiving-payments/late-payment/index_bg.htm
[22] - https://www.timocom.bg/%D0%BD%D1%8E%D0%B7%D1%80%D1%83%D0%BC/prava-pri-zabaveni-plashtania-381914
[23] - https://www.ubb.bg/what-is-factoring
