Електронната фактура става все по-предпочитан избор за компаниите, които се стремят към оптимизация на разходите и по-ефективни процеси. С навлизането в 2025 година, българските фирми са изправени пред важен избор - да останат при традиционните хартиени документи или да преминат към цифрови решения. Според последните данни, бизнесите, използващи електронни фактури, спестяват между 60-80% от разходите си за обработка на документи в сравнение с тези, разчитащи на хартиени методи. Въпреки това, много организации все още се колебаят поради притеснения относно сигурността, съответствието със законовите изисквания или просто поради навика. Онлайн фактурирането в България претърпява бързо развитие през последните години, като платформи като Inverso предлагат все по-интегрирани решения. В тази статия ще разгледаме подробно предимствата и недостатъците на електронните и хартиените фактури, за да ви помогнем да вземете информирано решение кой подход ще ви спести повече време, пари и ресурси през 2025 година.
Какво представляват хартиената и електронната фактура
Фактурата играе централна роля в бизнес отношенията като документ, който официално удостоверява продажбата на стока или услуга. В днешно време съществуват два основни вида - традиционната хартиена и модерната електронна фактура.
Формат и начин на предаване
Традиционната хартиена фактура е физически документ, често създаван ръчно или с базов софтуер, който се отпечатва и доставя физически 1. Това е материален запис на транзакция, който подлежи на физическа обработка, сортиране и архивиране.
От друга страна, електронната фактура не е просто PDF файл, изпратен по имейл, както често погрешно се смята. Електронната фактура е дигитален документ в структуриран формат (като XML или EDI), който може да бъде изпратен директно от една компютърна система към друга без човешка намеса 1. Според Директива 2014/55/ЕС, "електронна фактура означава фактура, която е издадена, предоставена и получена в структуриран електронен формат, който позволява автоматичното й електронно обработване" 2.
Основната разлика между двата вида се състои във формата и метода на предаване. Единствената разлика между електронната и обикновената фактура е форматът, в който е издаден първичният счетоводен документ 3. Всъщност, електронната и хартиената фактура не се различават по реквизити, съдържание и валидност - те се различават само по формата си 4.
Законова валидност и изисквания
В България електронната и хартиената фактура имат еднаква законова стойност 1. Електронната фактура е признат счетоводен документ според българското и европейското законодателство 5. Европейското законодателство също признава фактури, издадени в електронен формат и изпратени по електронен път 3.
За да бъде валидна, електронната фактура трябва да съдържа всички задължителни реквизити съгласно чл. 114 и чл. 115 от Закона за данъка върху добавената стойност и чл. 7 от Закона за счетоводството 5. Тези реквизити включват наименование на документа, пореден номер, дата на издаване, информация за продавача и купувача, описание на стоката/услугата и данъчна информация.
Според чл.6, ал.2 от Закона за счетоводството, първичният счетоводен документ може да е и електронен документ, когато са спазени изискванията на ЗСч и на ЗЕДЕП (Закона за електронния документ и електронния подпис) 4.
Нужда от електронен подпис
Въпросът дали електронната фактура се нуждае от електронен подпис често предизвиква объркване. Важно е да се разбере, че когато се издава електронна фактура, тя се приема като технически носител на информация (например PDF файл) 6.
Фактът, че електронната фактура се издава електронно и се изпраща до получателя си по електронен път, не я превръща автоматично в електронен документ и не се налага тя да бъде подписана с електронен подпис 6. При издаването на електронна фактура, също както и при хартиената, не се изискват печат и подпис 6. Според българското законодателство, подписът и печатът не са задължителни реквизити за фактурите 7.
Въпреки това, електронната фактура може да бъде издадена и като електронен документ. В този случай тя трябва да бъде подписана с валиден електронен подпис (цифров сертификат), който гарантира автентичността на произхода на фактурата и ненарушеността на съдържанието 3. Според чл. 13 (3) от ЗЕДЕП, универсалният електронен подпис има значение на саморъчен подпис по отношение на всички лица и институции 7.
Чл.233 от европейската Директива 2006/112/ЕС поставя условие автентичността на произхода и на съдържанието на изпратените или предоставени по електронен път фактури при приемането им да бъдат гарантирани посредством електронен подпис 4.
Освен това, получените по електронен път фактури се приемат, когато получателят е потвърдил получаването им, при условие че са гарантирани автентичността на произхода и ненарушеността на съдържанието 4.
Сравнение по ключови показатели
При избора между хартиени и електронни фактури, бизнесите трябва да оценят няколко ключови показателя, които пряко влияят върху ефективността, разходите и сигурността.
Скорост на обработка: дни срещу секунди
Традиционното фактуриране е съществено по-бавно. Процесът на печат, изпращане по пощата и ръчно въвеждане на данни може да отнеме дни или дори седмици, което директно забавя паричния поток на компанията 8. За разлика от това, електронната фактура се генерира и доставя буквално за секунди, като драстично съкращава цикъла на плащане 8. Проучвания показват, че бизнесите, използващи електронно фактуриране, получават плащанията си с до 5 дни по-бързо 3. Конкретен анализ на данните от платформата Banqup разкрива, че плащанията по електронните фактури се извършват до 7 дни по-бързо спрямо традиционните методи 1.
Разходи: хартия, поща и труд срещу софтуер
Цената на хартиените фактури изглежда ниска на пръв поглед, но скритите разходи са значителни:
- Консумативи: хартия, мастило, пликове, пощенски разходи
- Човешки труд: ръчна обработка, подаване и съгласуване
- Време: отделено за ръчно въвеждане на данни 8
Според проучванията, средната цена на хартиена фактура достига до 5.60 лв., докато процесът на електронна фактура може да спести до 60-80% от този разход 9. Компаниите, използващи електронно фактуриране, отчитат средно 40% намаление в разходите за управление на фактури 10. Въпреки първоначалната инвестиция в софтуер, дългосрочните икономии далеч надвишават тези разходи 8.
Точност: ръчно въвеждане срещу автоматизация
Ръчното въвеждане на данни крие сериозен риск от грешки – погрешна десетична запетая, разменено число или неправилен идентификатор могат да предизвикат забавяния, спорове и проблеми при съгласуването 8. При ръчна обработка на хартиени или PDF фактури вероятността от грешки е значително по-висока 1.
Електронното фактуриране практически елиминира човешката грешка, тъй като данните се събират директно от системата източник и се предават автоматично към системата на получателя с висока точност 8. Автоматизираните процеси налагат последователност и гарантират, че одобренията и плащанията следват установените правила без отклонения 11.
Сигурност: физически документи срещу криптирани канали
Хартиените фактури са изключително уязвими – могат да бъдат изгубени при транспортиране, загубени в офиса или да попаднат в ръцете на неупълномощени лица 8. От друга страна, електронните фактури предлагат значително по-високо ниво на защита чрез криптирани канали и защитени мрежи 8.
Добрите системи за онлайн фактуриране осигуряват най-високо ниво на защита чрез 256-битово SSL криптиране 3. Електронната система предоставя ясна и проверима одитна следа, което е от решаващо значение за спазването на регулаторните изисквания и финансовите одити 8. Чрез технологии като блокчейн, всяка фактура може да бъде криптографски защитена по начин, който прави измамите практически невъзможни 10.
Съхранение: архиви в шкафове срещу дигитални бази данни
Физическото съхранение на хартиени фактури изисква значително пространство, а намирането на конкретен документ в множеството папки и архиви е трудоемка задача 8. Постоянно разрастващият се хартиен архив заема огромно физическо пространство, което с времето налага преместването му в нови и по-големи помещения 12.
При електронното фактуриране, всички документи се съхраняват в дигитални бази данни, които не изискват физическо пространство и позволяват мигновено извличане чрез просто търсене 8. Освен това, документите са достъпни 24 часа в денонощието, от всяка точка на света и от всякакви устройства 3. Дигиталният архив гарантира висока сигурност на фирмената документация и автоматично генерира резервни копия, осигуряващи възстановяването на информацията при аварии 12.
Финансови и оперативни ползи от електронното фактуриране
Преминаването към електронно фактуриране носи множество предимства, които надхвърлят простото спестяване на хартия. Всъщност, дигиталната трансформация на този процес води до фундаментални подобрения във финансовите и оперативните аспекти на бизнеса.
Управление на паричния поток
Системата за електронно фактуриране ускорява целия процес на плащане, което допринася за по-здравословен баланс и по-стабилно финансово състояние на компанията 13. Тази промяна дава възможност на бизнеса да управлява по-добре своята ликвидност и да оптимизира паричните си потоци. При проучване на малки и средни предприятия във Великобритания, 47% от анкетираните са заявили, че биха използвали електронно фактуриране с основен аргумент подобряването на регулярността на плащанията 2.
С дигиталното фактуриране компаниите получават по-добра видимост към планираните плащания, което подобрява способността им да извършват както краткосрочно, така и дългосрочно планиране на паричните потоци 9. Това е особено ценно за малкия бизнес с ограничени парични резерви.
По-бързи плащания и по-малко просрочия
Електронните фактури се доставят мигновено и могат автоматично да се насочват за одобрение, което драстично намалява времето, необходимо за обработка 14. Според конкретни данни, използването на електронни фактури може да съкрати с до 5 дни времето, необходимо за получаване на плащане по издадени фактури 2.
Много системи за електронно фактуриране предлагат интегрирани опции за плащане, които позволяват на получателите да платят веднага след получаване на фактурата 14. Същевременно, дигиталните платформи дават възможност за автоматично изпращане на напомняния към клиенти, които имат просрочени или частично платени фактури 9. Това значително намалява броя на забавените плащания.
По-добри отношения с клиенти и доставчици
Навременното плащане на доставчиците е ключово за поддържането на добри бизнес отношения. Когато цикълът на плащане е бавен, това създава напрежение и недоверие 13. За разлика от това, опростената система за електронно фактуриране демонстрира професионализъм и надеждност, което може да доведе до по-добри търговски условия, потенциални отстъпки и по-съвместно партньорство.
Системата за електронно фактуриране предоставя несравнима прозрачност относно статуса на всяка фактура 14. Тази видимост помага за бързото идентифициране и разрешаване на евентуални проблеми, което подобрява комуникацията между бизнес партньорите. Според опита на компания Г4С, бързото получаване на фактурите е предпоставка за своевременното им погасяване, което значително улеснява търговските отношения с клиентите 6.
Възможности за анализ и отчетност
За разлика от традиционните хартиени документи, електронното фактуриране създава богат поток от структурирани данни, които могат да бъдат анализирани 8. Компаниите могат да проследяват тенденциите в плащанията, да идентифицират проблеми в процеса и да прогнозират паричния поток с по-голяма точност.
Цифровите системи осигуряват ясна и проверима одитна следа за всяка транзакция, което е от решаващо значение за спазването на регулаторните изисквания 13. Централизираните табла за управление предлагат информация в реално време за ключови показатели, свързани с фактурирането и плащанията 14. Това позволява на мениджърите да вземат по-информирани решения и да идентифицират области за подобрение.
Предизвикателства при преминаване към електронни фактури
Въпреки многобройните предимства, внедряването на електронни фактури създава редица предизвикателства за организациите. Разбирането на тези трудности е първата стъпка към успешното им преодоляване.
Интеграция със съществуващи системи
Основно препятствие пред масовото навлизане на електронните фактури е несигурността относно възвръщаемостта на инвестицията. Високите разходи за внедряване, свързване с другите бизнес процеси и интеграция със съществуващи информационни системи често карат компаниите да се колебаят 15. В България това е особено изразено, тъй като проникването на електронното фактуриране е под половин процент, докато средният процент за Европа е около 2% 16.
Различните системи, захранващи съвременния бизнес – от CRM до ERP платформи – рядко са проектирани да комуникират на един и същ език 7. Това създава фрагментация, която сериозно възпрепятства обмена на фактури. Липсата на унифициран модел на данни означава, че екипите често работят с остаряла информация, което им пречи да имат ясна финансова картина в реално време 7.
Оперативната съвместимост между различните системи почти винаги се основава на двустранни договорености, които понякога не се осъществяват заради технологичните различия или несъответствия в бизнес моделите 15.
Съпротива от служители
Служителите, които са прекарали години в ръчна обработка на документи, често се противопоставят на новите дигитални решения 7. Тази съпротива може да се прояви като ниска ангажираност по време на обучение или пълно отхвърляне на новата система.
Затова наличието на стабилна програма за управление на промените е от решаващо значение 7. Това включва ясна комуникация относно ползите, цялостна програма за обучение и постоянна поддръжка. Без подкрепа от всички ключови заинтересовани страни, проектът за електронно фактуриране вероятно ще се провали 7.
Същевременно, автоматизирането на хаотичен процес само го прави по-ефективно хаотичен, но не непременно по-ефективен 7. Това подчертава нуждата от преструктуриране на процесите преди тяхната дигитализация.
Съответствие с международни стандарти
Правната несигурност и технологичните различия често водят до фрагментация на пазара 15. Евентуалните мерки за улесняване на електронното фактуриране трябва да бъдат договорени на европейско ниво в съответствие с характеристиките на единния пазар 15.
Европейският стандарт за електронно фактуриране, публикуван през 2017 г., се стреми да предотврати продължаващото разпространение на различни стандарти в отделните държави членки 17. Този стандарт е съществена стъпка към реализиране на потенциала на Цифровия единен пазар.
Отсъствието на масово приемане от бизнес партньорите създава допълнителна бариера 15. При положение че недостатъчна част от партньорите приемат електронното фактуриране, компаниите се нуждаят от допълнителни аргументи за преминаването към такава система.
Бъдещето на фактурирането: технологии и регулации
Технологичните иновации променят напълно начина на фактуриране. Дигитализацията вече не е просто избор, а необходимост за оставане на пазара.
Изкуствен интелект и автоматизация
Най-новите системи за автоматизация използват изкуствен интелект и машинно обучение за извличане на данни с висока точност, минимизирайки грешките при обработката на фактури 18. Според конкретни данни, AI автоматизацията намалява ръчната работа с 33%, докато месечното приключване става 50% по-бързо 19.
Изкуственият интелект отива отвъд извличането на данни - той може да анализира огромни количества информация, за да предлага прогнози и съвети за финансови решения 10. Самообучаващите се OCR системи автоматично извличат данни от фактури на повече от 60 езика, спестявайки време и увеличавайки точността 19.
Блокчейн за сигурност и прозрачност
Блокчейн технологията навлиза във фактурирането с две основни приложения - повишена сигурност и токенизация. Чрез блокчейн, всяка фактура може да бъде криптографски защитена, което прави измамите практически невъзможни 10.
Токенизираното фактуриране представя стойността на фактурата чрез токени, които могат да се търгуват по-ефективно от традиционните методи 5. Прогнозите показват, че до 2030 г. електронното фактуриране ще замени напълно хартиените фактури 5. Дигиталният нотариус, базиран на блокчейн, осигурява сигурен и проверим запис на транзакциите 5.
Глобални регулации и задължителни стандарти
Европейският съюз ускорява преминаването към задължително електронно фактуриране. Реалното отчитане на данъчни документи ще стане задължително за всички държави-членки до 2028 г. 4. Според оценки, ЕС ще възстанови до 11 милиарда евро изгубени приходи от ДДС годишно през следващите 10 години 4.
Различни държави вече определят конкретни срокове:
- Белгия: задължително структурирано електронно фактуриране за B2B от 1 януари 2026 г. 20
- Германия: задължително получаване на електронни фактури от 1 януари 2025 г. 20
- Испания: задължително за всички компании от 2028 г. 20
Тези регулации изискват от компаниите да инвестират своевременно в технологии за оптимизиране на операциите и подобряване на прозрачността.
Заключение
Безспорно бъдещето на фактурирането принадлежи на електронните решения. Данните ясно показват, че компаниите, които преминават към дигитални фактури, постигат значителни икономии от порядъка на 60-80% от разходите за обработка на документи. Освен това, електронното фактуриране драстично съкращава времето за получаване на плащания с до 7 дни, като същевременно намалява риска от човешки грешки.
Традиционните хартиени фактури, въпреки привидно ниската си първоначална цена, носят множество скрити разходи – от консумативи и поща до човешки труд и пространство за архивиране. Автоматизацията и дигитализацията, от друга страна, предлагат не просто спестявания, а цялостна трансформация на бизнес процесите.
Предизвикателствата при преминаването към електронно фактуриране наистина съществуват – интеграция със съществуващи системи, съпротива от служители, необходимост от спазване на международни стандарти. Тези препятствия обаче бледнеят пред дългосрочните ползи, особено предвид тенденцията към задължително електронно фактуриране в цяла Европа до 2028 година.
Българските компании, които изберат да останат при хартиените методи, рискуват не само да пропуснат значителни финансови спестявания, но и да се окажат технологично изостанали спрямо конкуренцията. Следователно, въпросът вече не е дали, а кога да се премине към електронни фактури.
Технологиите като изкуствен интелект, машинно обучение и блокчейн допълнително ще разширят предимствата на електронното фактуриране, правейки процеса още по-сигурен, ефективен и прозрачен. Компаниите, които инвестират своевременно в тези решения, ще се радват на конкурентно предимство и по-здрави бизнес отношения.
Всъщност, изборът между хартиени и електронни фактури през 2025 година се свежда до избор между миналото и бъдещето. Цифрите категорично доказват, че електронното фактуриране спестява повече – не само пари, но и време, ресурси и усилия. Мъдрото решение за всеки бизнес, независимо от неговия размер, е да приеме дигиталната трансформация и да се възползва от нейните многобройни предимства.
Препратки
[1] - https://www.banqup.bg/blog/kakvi-sa-polzite-ot-elektronnoto-fakturirane
[2] - https://profit.bg/article/2024012416570041783
[3] - https://www.inverso.bg/blog-posts/zashto-online-fakturiraneto-e-po-dobro-ot-excel-istinata-ot-100-blgarski-firmi
[4] - https://www.banqup.bg/blog/elektronnoto-fakturirane-zadlzhitelno-v-es
[5] - https://startupfactory.bg/blogbg/blokcheyn-tehnologia/digitalen-notarius-tokenizacia-fakturi/
[6] - https://www.investor.bg/a/107-imenata-na-biznesa/109654-yu-dimitrov-barzinata-pri-elektronnite-fakturi-ulesnyava-otnosheniyata-s-klientite
[7] - https://www.emagia.com/bg/resources/glossary/challenges-of-using-integrated-invoice-to-cash-applications/
[8] - https://www.emagia.com/bg/resources/glossary/electronic-invoicing-vs-invoice/
[9] - https://composity.com/bg/improve-your-invoicing-process-while-saving-money
[10] - https://nbprofit.bg/elektronno-fakturirane
[11] - https://www.emagia.com/bg/blog/top-5-benefits-of-automated-payment-invoice-matching/
[12] - https://docuware.nemetschek.bg/article/avtomatizirana-obrabotka-na-fakturi-nay-vazhnoto
[13] - https://www.emagia.com/bg/resources/glossary/cost-savings-from-e-invoicing/
[14] - https://www.emagia.com/bg/resources/glossary/electronic-invoicing-and-payment/
[15] - https://www.e-docs.bg/blog/2010/za-da-se-napravi-probiv-v-elektronnoto-fakturirane/
[16] - https://www.e-docs.bg/blog/2010/i-kde-e-vsshnost-ulovkata/
[17] - https://www.mtc.government.bg/bg/category/233/publikuvane-na-evropeyski-standart-za-elektronno-fakturirane
[18] - https://www.emagia.com/bg/blog/invoice-automation-systems/
[19] - https://payhawk.com/bg/softuer-upravlenie-zadalzhenia-fakturi
[20] - https://payhawk.com/bg/elektronno-fakturirane
