Губите ли ценни часове в издаване на фактури всеки месец? eFaktura и други подобни решения обещават да трансформират този процес за малкия бизнес. Времето е най-ценният ресурс за всеки предприемач, а административните задачи често отнемат голяма част от работния ден.
Онлайн фактурирането се превърна в необходимост, а не просто в удобство. eFaktura и Inverso са два от водещите софтуери за малък бизнес в България, които предлагат автоматизация на документооборота. Всеки от тях има специфични предимства при работа с електронни фактури, но кой действително спестява повече време и усилия?
В настоящата статия ще сравним детайлно двете платформи от гледна точка на тяхната ефективност, функционалност и съотношение цена-качество. Освен това ще разгледаме реални примери и мнения от български предприемачи, които вече са направили своя избор. Независимо дали започвате нов бизнес или търсите начин да оптимизирате съществуващите си процеси, това сравнение ще ви помогне да вземете информирано решение.
Какво представляват eFaktura и Inverso?
Електронното фактуриране представлява автоматичен процес на издаване, изпращане, получаване и обработка на фактури по електронен път. Тази технология е част от съвременните търговски процеси и значително оптимизира обмена на документи между бизнес партньори. В България две от водещите решения за електронно фактуриране са eFaktura и Inverso, всяко със свои уникални характеристики и предимства.
Основни функции и предназначение
eFaktura функционира като платформа за сигурен обмен на електронни документи, включително електронни фактури. Системата работи с електронни фактури в структуриран XML формат, което позволява лесна обработка и автоматизиране на процесите [1]. eFaktura стартира още през 2007 г. и до момента се е утвърдила като най-голямата платформа за електронни фактури в България, обработваща повече от 8 500 000 фактури годишно [2].
Основните възможности на eFaktura включват:
- Ускоряване на процеса по издаване и доставка на фактури с до 70% [2]
- Прикачване на допълнителни документи към електронните фактури (стокови разписки, уведомления, сертификати) [1]
- Съвместимост със счетоводен софтуер [2]
- Намаляване на времето за получаване на плащане с до 5 дни [2]
Inverso, от друга страна, е модерен софтуер за генериране на фактури с интуитивен интерфейс, който автоматизира процеса на създаване, конвертиране, изпращане и проследяване на фактури по имейл [3]. Платформата е проектирана специално за малкия и средния бизнес – лесна за използване и съобразена с техните нужди [3].
Сред ключовите функции на Inverso се отличават:
- Създаване и изпращане на фактури за секунди
- Създаване и насрочване на периодични фактури
- Проследяване на изпратените фактури
- Възможност за директни плащания с карта чрез интеграция със Stripe [4]
- Организиране на работата по проекти [3]
И двете платформи имат за цел да премахнат ръчния труд при фактурирането. Според проучване, 40% от малките бизнеси в България все още използват ръчни методи за фактуриране, като Excel или физически документи, което води до забавени плащания и затруднено счетоводно управление [2].
Типични потребители и бизнеси, които ги използват
eFaktura се използва от над 3000 компании от различни браншове [2]. Платформата е особено подходяща за:
- Издатели на голям брой фактури
- Получатели на голям брой фактури
- Бизнеси, които искат да спестят време, усилия и пари [5]
С над 100 000 компании, които активно използват системата [2], eFaktura предлага гъвкави решения, подходящи както за големи предприятия, така и за по-малки фирми, които не изискват сложна интеграция [6].
Inverso е насочен предимно към:
- Фрийлансъри и соло предприемачи в началото на пътя
- Опитни фрийлансъри и малки агенции с растящи нужди
- Утвърдени бизнеси и компании с множество проекти [3]
Конкретни примери включват графични дизайнери, маркетинг и рекламни агенции, ИТ консултанти и всеки бизнес, който иска да улесни клиентите си и да оптимизира приходите си [4]. Според Forbes България, 68% от фрийлансърите предпочитат да използват специализиран софтуер за фактуриране, за да не губят време с административни задачи [2].
В крайна сметка, и двете платформи предлагат съществени предимства пред традиционното фактуриране на хартия, включително бързо обработване на информацията, спестяване от разходи за печат и пощенски услуги, и намаляване на човешките грешки [3].
Автоматизация и спестяване на време
Автоматизацията на административните процеси може драстично да освободи ресурси за малкия бизнес. Тук ще сравним как eFaktura и Inverso се справят с тази задача и кой от двата софтуера действително пести повече време.
Процес на издаване и изпращане на фактури
Електронното фактуриране е процес, който автоматизира издаването, изпращането и получаването на фактури по електронен път. Според данни от самата платформа, eFaktura ускорява с до 70% времето, необходимо за издаване и доставка на фактурите [7], което е значително подобрение спрямо традиционните методи.
Работният процес в eFaktura следва няколко прости стъпки:
- Генериране на фактура във вашата билинг система
- Подписване с електронен подпис
- Автоматично зареждане в системата eFaktura
- Изпращане на известие по имейл до получателя [7]
Освен това, платформата намалява времето за получаване на плащане с до 5 дни [7], което е съществено предимство за паричния поток на малкия бизнес.
За разлика от това, Inverso се фокусира върху създаването на "фактури за секунди", като предлага интуитивен интерфейс за бързо генериране на документи [2]. Платформата дава възможност за създаване и насрочване на периодични фактури, което е особено полезно за бизнеси, които предлагат абонаментни услуги [2].
Автоматично архивиране и известия
Сигурното съхранение на документите е съществена част от всяка счетоводна система. eFaktura предоставя автоматично архивиране на всички издадени фактури, което е от особено значение при възможна техническа повреда или необходимост от възстановяване на данните.
В допълнение, системата за известяване в eFaktura автоматично изпраща съобщения до клиентите при издаване на нова фактура чрез имейл адрес notify@efaktura.bg [8]. Това осигурява прозрачност на процеса и намалява нуждата от ръчно проследяване на статуса на фактурите.
При проблеми с изпращането на известия, eFaktura предлага функция за повторно изпращане на уведомления, която обаче може да се таксува допълнително според ценовия модел [9].
По същия начин, Inverso разполага със система за автоматично проследяване на изпратените фактури, което позволява на потребителите да знаят кога клиентът е получил и прегледал документа [2].
Сравнение на интерфейсите: колко клика до фактура?
Интуитивният дизайн на потребителския интерфейс е решаващ фактор за спестяване на време. Inverso се отличава с модерен и опростен дизайн, който позволява създаване на фактура с минимален брой действия [2]. Платформата е проектирана с фокус върху бързината, което обяснява и рекламирането ѝ като софтуер, който създава фактури "за секунди".
Междувременно, eFaktura предлага по-структуриран подход с няколко ясно дефинирани стъпки. След влизане в системата, потребителят трябва да избере опция за създаване на фактура, да попълни необходимите данни и да я изпрати [8]. Въпреки че процесът може да изглежда по-формален, той е оптимизиран за съответствие с българското законодателство.
При сравнение на двата интерфейса, Inverso изглежда предлага по-директен път до издаване на фактура с по-малко кликове, докато eFaktura залага на структуриран процес с повече опции за персонализация и контрол. Изборът между двата зависи от предпочитанията и нуждите на конкретния бизнес – бързина срещу детайлност.
Независимо от избрания софтуер, автоматизацията чрез електронно фактуриране значително намалява ръчния труд и свързаните с него грешки, спестявайки не само време, но и ресурси за печат и доставка на документи [10].
Сигурност и съответствие със законодателството
Правната рамка и сигурността са от решаващо значение при избора на софтуер за електронно фактуриране. Малкият бизнес не може да си позволи грешки в счетоводната документация, затова съответствието със законодателството е ключов критерий при сравняването на eFaktura и Inverso.
Електронен подпис и автентичност на документа
Електронната фактура, подписана с електронен подпис, гарантира автентичността и целостта на документа. Според българското законодателство, електронните фактури се приемат, когато е гарантирана автентичността на произхода и ненарушеността на съдържанието по един от следните начини:
- Чрез квалифициран електронен подпис по смисъла на Закона за електронния документ и електронния подпис
- Чрез електронен обмен на данни
- По друг начин, гарантиращ автентичността на произхода и ненарушеността на съдържанието [1]
eFaktura използва технология, при която фактурите са подписани от издателя с електронен подпис съгласно чл. 13 от ЗЕДЕП, което гарантира тяхната автентичност и цялост [1]. Квалифицираният електронен подпис има значение на саморъчно положен подпис и осигурява достоверност и неотменност на подписаните електронни документи [11].
От друга страна, Inverso предлага сигурност чрез шифровани връзки, спазвайки съвременните стандарти за защита на информацията в облака [2]. Въпреки че електронният подпис не е задължителен за всички електронни фактури, той значително повишава правната сигурност на документа.
Съответствие със Закона за счетоводството и ДДС
Електронната фактура е в пълно съответствие с българското законодателство (чл. 6 от Закона за счетоводството) и европейското законодателство (чл. 218, 232 и 233 от Директива 2006/112/EC) [1]. Тя изпълнява изискванията на чл. 114 (6) от Закона за ДДС, който гласи, че издадените фактури могат да бъдат изпращани на хартиен носител или по електронен път [1].
Важно е да се отбележи, че:
- Фактурата е официален документ с една-единствена, безспорна водеща валута и стойност [12]
- Не се изисква печат и подпис при издаването на електронни фактури, точно както и при хартиените [3]
- Законът за счетоводството допуска фактура да бъде издадена и като електронен документ, но това не е задължително [3]
И двете платформи - eFaktura и Inverso, са проектирани така, че да отговарят на тези законови изисквания, като предлагат решения, съобразени с българската нормативна уредба.
Съхранение и достъп до документи
Сигурното съхранение на документи е друг ключов аспект. Съгласно законодателството, счетоводните документи трябва да се съхраняват за определени периоди:
- Годишен финансов отчет - 10 години
- Документи за данъчно и осигурително облагане - 10 години
- Документи за заплати - 50 години [5]
eFaktura предоставя надежден достъп до фактурите чрез SSL сертификат, като всички записи се архивират и съхраняват [1]. Потребителите имат 24/7 онлайн достъп от всяка точка до своите фактури [1]. Освен това системата дава възможност за запазване на фактурите в различни формати (XML, HTML, PDF) [1].
Inverso също поставя сигурността на данните като приоритет, използвайки шифровани връзки и спазвайки всички съвременни стандарти за защита на информацията в облака [2].
Съгласно чл. 42 от Закона за счетоводството, оригиналните хартиени документи могат да бъдат дигитализирани и съхранявани само в електронен формат, ако се гарантира тяхната автентичност, цялост и четимост през целия срок на съхранение, и се използват сигурни електронни носители и архивни системи [5].
При прекратяване на правоотношение с лицето, извършващо счетоводната дейност, счетоводната документация се предава на определено лице в присъствието на комисия. Предаването се извършва чрез приемо-предавателен протокол с детайлно описание на информацията [13].
Накрая, следва да се отбележи, че унищожаването на документи преди изтичане на законовия срок е нарушение. За легитимно унищожаване е необходимо изготвяне на протокол, заповед от ръководството и акт за унищожаване [5].
Допълнителни функции и интеграции
Качеството на допълнителните функции често определя дългосрочната стойност на софтуера за фактуриране. Възможностите извън основното издаване на фактури могат значително да улеснят управлението на документацията и да спестят ценно време на малкия бизнес.
Възможности за прикачване на документи
Съвременните платформи за електронно фактуриране предлагат разширени възможности за работа с документи. eFaktura позволява към електронните фактури да бъдат прикачени различни съпътстващи документи – стокови разписки, уведомления, рекламни материали, сертификати, застраховки и подробни разпечатки [14]. Тези документи могат да бъдат в произволен формат, което осигурява гъвкавост при документооборота.
От своя страна, Inverso дава възможност за персонализиране на фактурите чрез качване на фирмено лого във формати .png, .svg или .jpeg [2]. Въпреки че тази функция изглежда по-базова, тя е насочена към създаване на професионално впечатление пред клиентите.
Интеграция с банкови и счетоводни системи
Интеграцията с други бизнес системи е ключово предимство за всеки софтуер за фактуриране. Inverso предлага опция за директно плащане с карта чрез автоматизиран и сигурен процес [2]. Платформата също така позволява счетоводителят да бъде поканен в системата, което осигурява безпроблемен обмен на данни [2].
Междувременно, eFaktura разполага с установени контакти с множество фирми, разработващи ERP и счетоводни системи [6]. Партньорството между тях и БОРИКА АД осигурява директно експортиране на фактури в XML формат и тяхното зареждане без допълнително конвертиране [6]. Сред поддържаните счетоводни софтуери са Иновасис, Питагор, Комбайт, MS Dynamix, ПЛЮС-МИНУС, Microinvest Склад Pro, Ажур и много други [6].
Интеграцията между банковите системи и счетоводния софтуер носи значителни ползи, включително:
- Автоматизирано изтегляне на банкови извлечения
- Безпроблемно проследяване на транзакциите
- Намаляване на риска от грешки при ръчно въвеждане на данни [15]
Мобилни приложения и облачни решения
В динамичната бизнес среда достъпът до системата от всяка точка е изключително ценен. Inverso предлага сигурност на данните в облака чрез шифровани връзки и съвременни стандарти за защита [2]. Платформата също поддържа изпращане на фактури до клиенти по целия свят с възможност за използване на различни валути [2].
eFaktura (и свързаните решения като INV.bg) предоставя мобилни приложения като "Фактури inv.bg", които позволяват издаването на фактури от всякъде [16]. Това дава възможност за управление на документацията директно от смартфон или таблет.
Накрая, облачните решения при двата софтуера премахват нуждата от локална инсталация и поддръжка на сървърна инфраструктура, което е особено подходящо за малкия бизнес с ограничени ИТ ресурси.
Цени и потребителски мнения
Финансовият аспект често е решаващ при избора на софтуер, особено за малките предприятия. Нека разгледаме как двете решения се конкурират по отношение на цени и потребителско мнение.
Модели на ценообразуване: абонамент vs. плащане на бройка
eFaktura предлага месечен абонамент, базиран на броя фактури:
- 5,00 лв. (0 фактури, само достъп)
- 20,00 лв. (1-49 фактури)
- 10,00 лв. (50-199 фактури)
- 20,00 лв. (200-999 фактури) [17]
Освен това, предлага предплатени пакети без месечни такси:
- Икономичен пакет: 33 фактури за 16,50 лв., валиден 6 месеца
- Практичен пакет: 99 фактури за 49,50 лв., валиден 12 месеца [17]
Inverso работи с три абонаментни плана:
- Безплатен: 5 фактури месечно
- Professional: 9 лв./месечно или 90 лв./годишно (20 фактури месечно)
- Business: 19 лв./месечно или 190 лв./годишно (неограничен брой фактури) [2]
Отзиви от малки бизнеси в България
Потребителите на Inverso споделят положителни мнения относно удобството на платформата:
"Платформата е много лесна и интуитивна за ползване... спестихме значителни разходи, а продуктивността на екипа ни е доста по-висока!" - Благой [2]
"Много съм доволна от това приложение, функциите му се подобряват всеки ден, много е лесно за ползване и ми спестява много ръчна работа." - Ива Атанасова [2]
Кой софтуер предлага по-добра стойност за парите?
Според проучване на Dnevnik.bg, автоматизирането на счетоводните процеси спестява средно 7 работни часа месечно на малките бизнеси [4]. Въпреки това, изборът между двата продукта зависи от конкретните нужди:
- За фрийлансъри и много малки фирми, Inverso предлага по-достъпна начална точка с безплатния си план.
- За компании, издаващи над 20 фактури месечно, eFaktura може да бъде по-икономична с предплатените си пакети.
Заключение
В крайна сметка, изборът между eFaktura и Inverso зависи от специфичните нужди на вашия малък бизнес. Двете платформи предлагат надеждни решения за електронно фактуриране, като всяка има своите предимства.
eFaktura се отличава с дългогодишен опит на пазара, по-богата интеграция със счетоводни системи и висока степен на сигурност чрез електронния подпис. Платформата е особено подходяща за бизнеси, които издават голям брой фактури и имат нужда от задълбочена архивна система. Освен това системата предлага гъвкави ценови модели за различни обеми на фактуриране.
Inverso, от друга страна, впечатлява с модерен и интуитивен интерфейс, който позволява издаване на фактури "за секунди". Тази платформа е идеална за фрийлансъри и стартиращи бизнеси, които ценят простотата и бързината. Безплатният план на Inverso, макар и ограничен до 5 фактури месечно, представлява отлична начална точка за най-малките предприятия.
По отношение на спестяването на време, Inverso предлага по-директен път до издаване на фактура с по-малко кликове, докато eFaktura залага на по-структуриран подход с повече опции за персонализация. Независимо от избора, автоматизацията на фактурирането може да спести средно 7 работни часа месечно – безценен ресурс за всеки малък бизнес.
Сигурността и съответствието със законодателството са добре застъпени и при двете решения, макар eFaktura да предлага по-задълбочени функции за електронен подпис и архивиране, съобразени с българските нормативни изисквания.
Накрая, цените остават ключов фактор при взимането на решение. Фирми с по-голям документооборот биха могли да намерят предплатените пакети на eFaktura за по-икономични, докато малките бизнеси с ограничен брой фактури вероятно ще предпочетат по-достъпните планове на Inverso.
Безспорно, дигитализацията на фактурирането вече не е лукс, а необходимост за всеки конкурентноспособен бизнес. Време е да оставим хартиените фактури в миналото и да приемем предимствата на електронното фактуриране – независимо дали чрез eFaktura или Inverso, вашият бизнес ще спечели от тази стъпка към дигиталната трансформация.
Препратки
[1] - http://www.e-invoice.bg/information/common.aspx
[2] - https://www.inverso.bg/
[3] - https://www.advokatami.bg/blog/elektronna-faktura/
[4] - https://www.inverso.bg/blog-posts/kak-da-izberete-pravilniya-plan-za-vashiya-biznes-s-inverso-bg
[5] - https://www.nacorp-bg.com/blog/kolko-vreme-se-sahranyavat-firmenite-dokumenti/
[6] - https://www.efaktura.bg/client-center/small-publishers
[7] - https://www.efaktura.bg/
[8] - https://vtmis.bg/docs/el_faktura_guide.pdf
[9] - http://www.e-invoice.bg/services/tarrifs.aspx
[10] - https://europa.eu/youreurope/business/finance-funding/making-receiving-payments/einvoicing/index_bg.htm
[11] - https://www.b-trust.bg/electronic-signatures/what-is-electronic-signature
[12] - https://kik-info.com/novini/novini-i-akcenti/Fakturiraneto-pri-vavezhdane-na-evroto-Kak-da-izbegnem.202094.php
[13] - https://www.mi.government.bg/general/sahranyavane-na-schetovodna-informaciya/
[14] - https://www.efaktura.bg/what-is-efaktura/how-it-works
[15] - https://blog.nula.bg/integraciqta-mejdu-bankovite-sistemi-i-schetovodniq-softuer/
[16] - https://inv.bg/
[17] - https://www.efaktura.bg/client-center/subscription-plans
