С Inverso може да започнете за минути: регистрация, първа е фактура без инсталации и работа изцяло онлайн. Преди няколко години за много фирми беше напълно нормално фактурите да се правят в Excel, след което да се изпращат ръчно на клиентите. При няколко документа месечно това не е проблем. Когато обаче станат десетки или стотици, започват пропуснати плащания, объркани версии на файлове и търсене на стари документи.
Точно поради тази причина все повече компании търсят начин да съберат фактурите, клиентите и проектите си на едно място. Inverso е българско решение, което позволява това да се случва без работа с множество таблици, папки и отделни програми.
През последните години и нормативните изисквания постепенно се насочват към по-голяма дигитализация на процесите. Това е една от причините много фирми още сега да променят начина, по който издават и съхраняват своите документи.
Стъпки за преминаване към електронни фактури
Преминаването към е фактуриране започва с преглед на вашия процес: Word, Excel, pdf, хартиени папки, изпращане по имейл или куриер.
Следващата стъпка е да проверите дали документите ви съдържат информацията, която законът изисква. Данните на фирмата и клиента, номерът на документа, датата на издаване, описанието на услугата или продукта и сумата са сред нещата, които не бива да липсват. Ако работите с ДДС, трябва да присъстват и съответните данни за начисления данък или основанието, поради което той не се начислява.
Много собственици на фирми се притесняват дали тези електронни фактури имат същата стойност като хартиените. На практика разликата е само в начина на съхранение и изпращане. Когато документът е издаден правилно и се пази според изискванията, той има същото значение като този на хартия.
Добре е също така всички документи да се съхраняват на едно място. При работа с облачна система достъпът до информацията е значително по-лесен както за собственика на бизнеса, така и за счетоводителя.
Според данни на Inverso вече над 3000 компании използват платформата за работа с е фактуриране, клиенти и проекти. За много от тях промяната започва с една единствена цел – по-малко време в търсене на документи и повече време за същинската работа.
Как работят електронните фактури в Inverso?
Влизате в системата, избирате клиент, добавяте услуга, а системата позволява автоматично изчисляване на ДДС при е фактуриране. Онлайн фактурирането позволява автоматично изчисляване на ДДС, а автоматичното изчисляване на ДДС намалява риска от грешки.
Inverso генерира фактура, pdf и имейл към клиента. Самите електронни фактури се издават и организират онлайн. Централизиран дигитален архив улеснява достъпа до документи, а нашата платформа предлага централизирана дигитална архивна система.
Inverso ви осигурява онлайн достъп до всички документи за проекти, а AI асистентът Mira помага при липсващи данни, нетипични суми и просрочени вземания. Inverso не е само инструмент за издаване на фактури: Inverso предлага управление на проекти с неограничен брой клиенти.
Какво е е-фактура и как се използва в бизнеса?
Е фактура е първичен счетоводен документ в цифров вид. Тя не е просто файл, а документ с правна и данъчна стойност. Всяка държава от ЕС има свои правила за електронно фактуриране, затова при международните клиенти са важни език, валута и ДДС режим.
Един фрийлансър може да издава към България и ЕС; онлайн магазин - десетки електронни фактури дневно; консултантска фирма - периодични фактури по проекти.
Електронните фактури дават повече контрол върху документите, съхраняват се по-лесно в цифров вид и намаляват необходимостта от физическо пространство за съхранение.
Е-фактуриране: Стъпки за въвеждане в бизнеса
Е фактуриране не е смяна на шаблон, а нов работен процес. Оценете колко фактури издавате, дали работите с чужбина и дали са нужни онлайн плащания. След това подгответе клиентска база, продукти, услуги, цени, ДДС ставки и шаблони.
Издаването на първите 10-20 документа през Inverso е добра тестова фаза. Автоматизацията спестява време на счетоводителите, онлайн фактурирането спестява и време и средства, а обработката на електронни фактури може да намали разходите с до 80%.
Разлика между електронно фактуриране и стандартни фактури
При работа на ръка често се стига до объркани номера, грешно въведени суми или трудно намиране на стари документи. С Inverso фактурите се създават по-бързо, а част от ръчните действия отпадат.
Вместо папки и класьори, документите могат да се намират по клиент, период или статус. Също така има по-добра проследимост на действията и по-лесен контрол върху достъпа до информация.
Платформи за електронно фактуриране като Inverso са сред най-ефективните решения, защото съчетават интеграция с ERP системи и банки с по-добър контрол чрез роли, права и история. Самите електронни фактури помагат за намаляване на човешките грешки.
Създаване и изпращане на електронна фактура в Inverso
Процесът е лесна последователност: вход, модул “Фактури”, нова фактура, клиент, услуга, срок, валута и преглед. След това изпращате е фактура по имейл с линк за плащане. Клиент в Германия може да получи документ в евро, а вие виждате статус: платена, просрочена или частично платена.
Автоматизация на електронното фактуриране
Автоматизацията включва периодични фактури, напомняния, шаблони, банкови интеграции и отчети. Mira може да предложи по-добри срокове за плащане според историята на клиента. Така вашето време отива в продажби и проекти, а не във въвеждане на данни.
Ако искате да преминете към по-чист, проследим и модерен процес, започнете с Inverso и издайте първата си е фактура още днес.
Често задавани въпроси:
Мога ли да използвам е-фактура за клиенти в ЕС и извън ЕС?
Да, но трябва да се съобразите с ДДС режима, валутата и реквизитите. Inverso улеснява фактуриране към чуждестранни клиенти чрез шаблони, валути и онлайн архив.
Колко дълго се съхраняват документите?
Обичайно счетоводните документи се пазят години според ЗДДС и Закона за счетоводството. В облачна система достъпът е по-лесен за вас, счетоводител и проверка.
Какво става, ако сменя счетоводителя?
Може да дадете достъп или да експортирате информация и документи. Това намалява риска да се изгуби история на фактурите.
Подходящо ли е за микробизнес?
Да. Дори ако сте фрийлансър с няколко фактури месечно, електронно фактуриране дава ред, по-бързо плащане и по-добра картина на приходите.
