Колко време губите седмично за обработка на фактури и справяне с неефективни процеси на фактуриране? Ръчното въвеждане, проследяването и архивирането на фактури се превръща в скъпоструващо предизвикателство за много български бизнеси.
В днешната дигитална ера, софтуерът за фактуриране 2025 предлага решения, които драстично оптимизират тези процеси. Всъщност, платформи като Inverso революционизират начина, по който компаниите управляват своите електронни фактури. От мобилно фактуриране до напълно интегрирано онлайн фактуриране - модерните технологии трансформират счетоводните отдели.
Независимо дали управлявате малък бизнес или голяма корпорация, правилният софтуер за обработка на фактури може да спести часове административна работа и да намали значително риска от грешки. Освен това, с наближаващите регулаторни промени през 2025 г., инвестицията в подходящ софтуер вече не е лукс, а необходимост.
В тази статия ще разгледаме седемте най-важни функции, които трябва да търсите във вашия софтуер за фактури през 2025 г. Тези ключови компоненти не само ще гарантират съответствие със законодателството, но също така ще подобрят ефективността на вашия бизнес.
Автоматично индексиране на фактури
Съвременните софтуерни решения за фактуриране разполагат с интелигентни системи за автоматично индексиране, което премахва необходимостта от ръчно въвеждане на данни. Тази технология използва изкуствен интелект и машинно обучение за извличане на информация директно от документите, осигурявайки точност и ефективност при обработката на фактури.
Функционалности на автоматично индексиране на фактури
Интелигентното индексиране представлява AI система, която автоматично разпознава и извлича структурирани данни от всяка фактура [1]. Модерните системи постигат изключително висока точност на разпознаване – до 96,3% при тестове с 200 фактури [2]. Технологията работи с широк набор от файлови формати, включително PDF (сканиран или генериран), изображения (JPG, PNG), документи (DOC, DOCX) и електронни писма.
Софтуерът за автоматично индексиране извлича следните ключови данни от фактурите:
- Основна информация: номер, дата, вид документ, падеж
- Финансови данни: данъчна основа, сума, ДДС ставка, валута, валутен курс
- Данни за контрагента: име, ЕИК, ДДС номер, адрес, управител
- Информация за плащане: наличие на касово/картово плащане [2]
Напредналите системи могат да индексират дори отделните редове на фактурата, извличайки артикули, количества и единични цени, което е особено полезно при складово счетоводство.
Предимства на автоматично индексиране на фактури
Основното предимство на автоматичното индексиране е замяната на времеемкото и склонно към грешки ръчно въвеждане на данни [3]. Това води до значително спестяване на време и ресурси, като същевременно повишава точността на обработката. Освен това, тази технология позволява обработка на фактури на различни езици, което е особено ценно за компании с международни партньори.
Автоматизацията на процеса осигурява пълна проследяемост на фактурите и свързаните с тях работни процеси [1]. Системите за автоматично индексиране валидират и маркират фактурите въз основа на зададени бизнес правила, което помага за предотвратяване на грешки и измами. Чрез автоматично двупосочно и трипосочно засичане се идентифицират несъответствия преди извършване на плащания към доставчиците [4].
Как да използвате автоматично индексиране на фактури
Процесът започва с въвеждане на фактурите в системата – чрез сканиране, мултифункционално устройство, имейл или директно прехвърляне от компютър [1]. Веднага след качването, OCR процесът стартира автоматично [2]. Системата разпознава и извлича необходимата информация, която след това може да бъде валидирана автоматично или ръчно.
За максимална ефективност, интегрирайте системата за автоматично индексиране със счетоводната или ERP система на вашата компания. Това позволява одобрението на фактурите да става в пълно съответствие с бизнес правилата във вашата организация [1]. Модерните решения предлагат и мобилен достъп, включително възможност за одобряване на фактури от всяко устройство по всяко време.
При използване на автоматично индексиране е важно да настроите правилно бизнес правилата за валидация на фактурите и да обучите потребителите как да проверяват и коригират евентуални грешки при разпознаването.
Сигурно дигитално архивиране
Image Source: Архивиране архив
Сигурното дигитално архивиране на фактури е ключов елемент за ефективното управление на финансовите документи във всяка организация. Водещите софтуерни решения за управление на фактури включват специализирани функции за съхранение и защита на вашата документация.
Функционалности на сигурно дигитално архивиране
Модерните системи за архивиране на фактури предлагат многопластова защита на данните. Първо, те използват високо ниво на криптиране - най-добрите решения прилагат AES 256-битово криптиране, метод използван от правителствени институции за защита на поверителна информация [5]. Второ, те осигуряват различни нива на достъп, като удостоверяването на автентичността става чрез уникално потребителско име и парола [5].
Важна характеристика е възможността за автоматично генериране на резервни копия, които гарантират възстановяването на информацията при аварии [6]. Софтуерът за управление на фактури съхранява всички документи в централизиран архив, където те са подредени въз основа на извлечените индексни данни [7].
За проследяване на всички промени, системите поддържат функция за регистриране на промените, като записват кога и от кого е направена всяка модификация [8]. Архивите отговарят на всички европейски и международни стандарти за съхранение на документи [6].
Предимства на сигурно дигитално архивиране
Сигурното архивиране значително намалява времето за подготовка при одит [7]. Дигитализацията на хартиените фактури оптимизира работата и повишава ефективността, като премахва рисковете, свързани с физическото обработване на документи [9].
Дигиталните архиви предлагат бърз достъп до документите от всяко устройство, включително мобилно, по всяко време и от всяко място [7]. Това позволява на потребителите да намират конкретни фактури за секунди, вместо да прекарват часове в търсене сред хартиени папки [7].
От гледна точка на защита на данните, системите за сигурно архивиране гарантират, че само оторизирани потребители имат достъп до чувствителна финансова информация [9]. Организациите също така отговарят на законовите срокове за съхранение на информация без допълнителни усилия [9].
Как да използвате сигурно дигитално архивиране
За да внедрите ефективно система за сигурно архивиране, първо трябва да дигитализирате съществуващите документи чрез сканиране и индексиране [10]. След това настройте нивата на достъп според позициите и отговорностите на служителите във вашата организация [5].
Интегрирайте архивната система с вашите счетоводни и ERP системи за максимална ефективност [6]. Това позволява автоматично съхранение на новите фактури директно в защитения дигитален архив.
Накрая, обучете персонала как да използва системата ефективно, което ще гарантира, че новата технология се използва максимално пълноценно [11]. Редовно проверявайте настройките за сигурност и актуализирайте системата, за да отговаря на най-новите стандарти и регулации.
Проследяване на документи в реално време
Image Source: www.onfakt.bg
Прозрачността при управление на фактурите е от съществено значение за съвременните бизнеси. Проследяването на документи в реално време осигурява видимост и контрол над всички фактури през целия им жизнен цикъл – от създаването до плащането.
Функционалности на проследяване на документи в реално време
Модерните системи за фактуриране предлагат детайлна информация за статуса на всеки документ в момента, в който потребителят има нужда от нея. Основните функционалности включват:
- Визуализация на целия документооборот в реално време, което дава точна и ясна картина на процесите [12]
- Автоматични известия към одобряващите лица за чакащи фактури
- Моментален достъп до историята на плащанията за всеки период от време с възможност за сортиране по клиент, дата или статус [13]
- Проследяване на непогасени и частично платени задължения
- Видимост на всеки етап от обработката – от приемането на фактурата до финалното плащане [3]
Съвременните платформи позволяват съвместна работа върху документи, като няколко потребители могат едновременно да преглеждат и редактират информацията [14].
Предимства на проследяване на документи в реално време
Основното предимство е прозрачността – заинтересованите страни могат да следят напредъка на документа във всеки момент [15]. Освен това, системите за проследяване спестяват значително време чрез елиминиране на необходимостта от ръчно проверяване на статуса на фактурите.
Бизнесите получават възможност да наблюдават платежното поведение на клиентите си и да идентифицират проблемните контрагенти [13]. Съответно, това подобрява паричния поток на компанията, тъй като позволява проактивно управление на вземанията.
Всяка промяна във формата или функционалността се отразява незабавно в работата на всички потребители, което намалява грешките [12]. Благодарение на сигурното проследяване, самоличността на двете страни – издател и получател – е ясно удостоверена, което е безспорно предимство при евентуални спорове [12].
Как да използвате проследяване на документи в реално време
За да се възползвате максимално от тази функционалност, свържете всички отдели, участващи в процеса на обработка на фактури – от получаване и одобрение до финално плащане. Внедрете система, която позволява качване на фактури директно в платформата или препращането им от имейл [3].
Настройте персонализирани работни процеси за одобрение, които могат да се базират на структурата на екипа или на други критерии като разходен център, местоположение или проект [3]. Използвайте автоматичните известия, за да ускорите процеса на одобрение.
Свържете системата за проследяване с вашия ERP или счетоводен софтуер чрез API интеграции, за да осигурите автоматично и безпроблемно съгласуване на всички разходи по фактури [3].
Интеграция със счетоводни и ERP системи
Image Source: controlisy
Ефективното управление на фактури изисква безпроблемна връзка със счетоводните и ERP системи на вашата компания. ERP (Enterprise Resource Planning) представлява набор от софтуерни модули, който помага да планирате и проследявате бизнес процесите във вашата организация [16].
Функционалности на интеграция със счетоводни и ERP системи
Водещите софтуерни решения за фактуриране предлагат следните интеграционни възможности:
- Автоматичен трансфер на данни от фактури към счетоводната или ERP система в съответствие с бизнес правилата [6]
- Синхронизация в реално време на банкови извлечения и плащания [1]
- Директна API интеграция с популярни системи като MS Dynamics 365, NetSuite и Xero [17]
- Импортиране на сметкоплан, проекти и кодове за ДДС от счетоводния софтуер [17]
- Универсален експорт на данни в xlsx и xml формат за системи без директна интеграция [18]
Предимства на интеграция със счетоводни и ERP системи
Интеграцията обединява цялата работна информация на едно място, като основните данни се въвеждат само веднъж [16]. Това значително намалява риска от грешки при ръчно въвеждане на данни и спестява до 85% от времето за осчетоводяване [19].
Освен това, интегрираните системи осигуряват по-добър контрол и прозрачност върху финансовите процеси [1]. Всички транзакции стават видими в реално време, което улеснява вземането на информирани решения [16].
Как да използвате интеграция със счетоводни и ERP системи
За максимални ползи, първо анализирайте текущите бизнес процеси и идентифицирайте ключовите точки на интеграция. Проучете списъка с поддържани счетоводни програми от вашия софтуер за фактуриране, като например Делта Про, Бизнес Навигатор, АЖУР и други [18].
При избор на решение, търсете технологии с усъвършенствани алгоритми за машинно обучение, които гарантират точно извличане на данни и безпроблемна интеграция със съществуващите системи [20]. Накрая, обучете персонала как да използва интегрираната система ефективно, за да извлечете максимална стойност от инвестицията.
Автоматични проверки за дублиране и измами
Image Source: Payhawk
Измамите с фактури стават все по-изтънчени, затова модерните софтуерни решения включват мощни инструменти за автоматична защита. Възможността за откриване на дублиращи плащания и предотвратяване на финансови измами се превръща в критична функционалност за всеки бизнес.
Функционалности на автоматични проверки за дублиране и измами
Съвременните системи използват алгоритми с изкуствен интелект, обучени да откриват дублирани фактури чрез съпоставяне на ключови елементи - име на доставчик, сума и номер на фактура [21]. Те прилагат двупосочна или трипосочна логика на съвпадение, която значително подобрява процента на откриване в сравнение с ръчните методи [21].
Напредналите решения автоматично проверяват съвпадението между IBAN и името на получателя преди извършване на плащане, което предотвратява така наречените APP измами (Authorised Push Payment frauds) [22].
Предимства на автоматични проверки за дублиране и измами
С правилното внедряване, случаите на измами с онлайн преводи могат да бъдат намалени с над 70% [22]. Автоматизираните проверки предотвратяват скъпи грешки и идентифицират несъответствия преди плащанията към доставчиците [3].
Софтуерът за фактуриране със защитни функции е особено важен за защита на уязвимите групи потребители и предотвратяване на финансови загуби [22].
Как да използвате автоматични проверки за дублиране и измами
Внедрете автоматизирани системи за плащане на задължения с вградено съпоставяне на фактури и валидации, базирани на изкуствен интелект [21]. Интегрирайте решението със счетоводната или ERP система за максимална ефективност [6].
Провеждайте редовни одити и прегледи на записите, за да откриете несъответствия [23]. Обучете служителите да разпознават признаци на дублирани плащания и да оценят важността на точното въвеждане на данни [23].
Мобилен достъп и дистанционно одобрение
Image Source: Shifton
В съвременния динамичен бизнес свят достъпът до фактури от всяко място и по всяко време се превръща в необходимост. Съвременните софтуерни решения преодоляват традиционните ограничения на офис пространството, предлагайки пълна мобилност при управлението на фактури.
Функционалности на мобилен достъп и дистанционно одобрение
Водещите системи за фактуриране предлагат:
- Преглед и издаване на фактури от мобилни устройства, независимо от операционната система [24]
- Възможност за дистанционно одобрение на документи с до 42 нива на оторизация [4]
- Проследяване на всяка стъпка от процеса за одобрение в реално време [2]
- Автоматични известия при просрочени плащания чрез имейл или SMS съобщения [25]
- Мобилни приложения за iOS и Android с пълна функционалност [4]
Предимства на мобилен достъп и дистанционно одобрение
Основното предимство е значителното съкращаване на времето за обработка на документи. Дистанционният достъп премахва необходимостта от физическо присъствие в офиса за одобрение на фактури [6]. Същевременно, мобилните решения повишават продуктивността, позволявайки на мениджърите да вземат финансови решения без забавяне, дори когато са на път [26].
Как да използвате мобилен достъп и дистанционно одобрение
За максимална ефективност, конфигурирайте персонализирани работни процеси с ясно дефинирани нива на одобрение [4]. Интегрирайте мобилното приложение с основната система, за да осигурите синхронизация на данните в реално време [25]. Настройте автоматични известия към одобряващите лица за чакащи задачи, за да избегнете забавяне в процеса [2]. Обучете персонала как да използва мобилните функции ефективно, включително как да одобряват, отхвърлят или връщат фактури за корекция директно от техните устройства.
Гарантиране на съответствие със законодателството
Image Source: Legal Tech
Законодателните изисквания относно издаването и съхранението на фактури се променят постоянно, което налага софтуерът за фактуриране да бъде винаги актуален. С наближаването на 2026 г. и предстоящия преход към еврото, тези промени стават още по-значими.
Функционалности за съответствие със законодателството
Съвременните решения за фактуриране включват:
- Автоматично изчисляване на ДДС според различните ставки в ЕС [25]
- Проверка на данъкоплатци чрез директна връзка с VIES [25]
- Генериране на данъчни декларации от транзакциите в определен период [27]
- Съответствие с изискванията на Наредба Н-18 [5]
- Подготовка за прехода към евро от 01.01.2026 г. [11]
Предимства на съответствие със законодателството
Използването на законово съобразен софтуер гарантира безпроблемна работа при данъчни проверки. Освен това, избягвате потенциални санкции и осигурявате прозрачност пред клиенти и партньори [11]. Електронният подпис при електронните фактури добавя допълнително ниво на автентичност към документите [28].
Как да използвате съответствие със законодателството
Следвайте тези стъпки за пълно съответствие:
- Проверявайте дали софтуерът се актуализира спрямо последните нормативни промени
- Пригответе шаблоните на фактурите за прехода към евро през 2026 г. [11]
- Настройте системата за автоматична проверка на задължителните реквизити по ЗДДС
- Обучете екипа относно новите изисквания [11]
- Осигурете контрол на стопанската дейност с надеждна одитна следа между фактурата и действителната доставка [29]
Заключение
Преходът към модерни системи за фактуриране несъмнено променя начина, по който бизнесите функционират в дигиталната ера. Автоматичното индексиране и сигурното дигитално архивиране значително намаляват административната тежест, като същевременно увеличават точността на обработката. Проследяването на документи в реално време осигурява безпрецедентна прозрачност в целия процес от създаване до плащане на фактурите.
Безпроблемната интеграция със счетоводни и ERP системи премахва необходимостта от двойно въвеждане на данни и минимизира риска от човешки грешки. Автоматичните проверки за дублиране и измами защитават финансите на вашата компания, докато мобилният достъп и дистанционното одобрение правят процеса на фактуриране гъвкав и адаптивен към съвременните бизнес нужди.
Съответствието със законодателството остава задължително условие, особено с наближаващия преход към еврото през 2026 г. Следователно, инвестицията в софтуер за фактуриране с тези седем ключови функционалности не е просто технологично обновление, а стратегически бизнес ход.
Българските компании, които своевременно внедрят тези технологии, ще постигнат конкурентно предимство чрез оптимизирани процеси и намалени оперативни разходи. Освен това, автоматизацията позволява на финансовите отдели да се фокусират върху стратегически задачи вместо върху рутинни дейности.
Накрая, софтуерът за фактуриране се превръща от обикновен инструмент за издаване на документи в цялостна система за управление на финансовите процеси. Фирмите трябва внимателно да оценят своите специфични нужди и да изберат решение, което предлага всички разгледани функционалности. Дигиталната трансформация на фактурирането вече не е въпрос на избор, а необходимост за всеки бизнес, който желае да остане конкурентоспособен в бързо развиващата се бизнес среда.
Препратки
[1] - https://blog.nula.bg/integraciqta-mejdu-bankovite-sistemi-i-schetovodniq-softuer/
[2] - https://www.jotform.com/bg/invoice-approval-software/
[3] - https://payhawk.com/bg/softuer-upravlenie-zadalzhenia-fakturi
[4] - https://www.llpgroup.com/bg/resenija/forms-at-work/
[5] - https://microinvest.net/Programa-fakturirane-Microinvest-Fisco
[6] - https://docuware.nemetschek.bg/article/avtomatizirana-obrabotka-na-fakturi-nay-vazhnoto
[7] - https://docuware.nemetschek.bg/invoice-management
[8] - https://start.paperoffice.com/bg/arhivirane-na-dokumenti-predimstva-na-cifrovizaciyata
[9] - https://www.nacorp-bg.com/blog/zashto-da-izberem-elektronen-arhiv-za-upravlenie-na-dokumenti/
[10] - https://www.bdias.com/skanirane-elektronno-arhivirane/
[11] - https://support.billbox.bg/чзв/закон-за-въвеждане-на-еврото-и-какви-са-изискванията-при-фактуриране
[12] - https://pasoss.com/онлайн-електронни-документи.html
[13] - https://composity.com/bg/improve-your-invoicing-process-while-saving-money
[14] - https://support.microsoft.com/bg-bg/office/съвместна-работа-по-документи-на-word-чрез-съавторство-в-реално-време-7dd3040c-3f30-4fdd-bab0-8586492a1f1d
[15] - https://ecase.justice.bg/
[16] - https://towerp.eu/bg/articles/kakvi-sa-predimstvata-ot-integratsiyata-na-erp
[17] - https://payhawk.com/bg/integratsii
[18] - https://accounting.controlisy.com/index.php
[19] - https://sistechnology.com/integratsia-na-schetovoden-softuer-mcmaster-s-controlisy/
[20] - https://www.emagia.com/bg/blog/ai-invoice-processing/
[21] - https://www.emagia.com/bg/resources/glossary/what-are-the-risks-associated-with-duplicate-payments/
[22] - https://www.borica.bg/latest/novini/borica-is-the-only-certified-provider-of-the-verification-of-payee-vop-scheme-in-bulgaria
[23] - https://www.emagia.com/bg/blog/duplicate-payments/
[24] - https://fakturirane.com/introduction.html
[25] - https://www.evrofaktura.bg/
[26] - https://smartnews.bg/от-мобилно-приложение-до-одобрение-ка/
[27] - https://nextbasket.com/bg/kakva-programa-za-fakturi-da-izpolzvash-za-e-targoviya/
[28] - https://digidworks.com/vsichko-za-fakturite-vidove-izdavane-i-elektronni-fakturi
[29] - https://zakonnik.bg/document/view/pismo/146693/262929
